Ada rencana melakukan office relocations atau relokasi kantor misalnya pindah ke kantor baru yang lebih luas? Relokasi atau perpindahan lokasi perusahaan memang hal yang umum dilakukan. Alasannya bermacam-macam, bisa karena perusahaan sudah berkembang sehingga kantor lama sudah semakin sesak.
Bisa juga karena alasan lainnya. Supaya relokasi lancar dan bebas pemborosan, maka perlu persiapan yang tepat.
Persiapan Relokasi Kantor Baru
Pindah ke kantor baru bisa memberi suasana baru dan memberi harapan baru yang lebih baik pada perusahaan. Hanya saja sekedar pindah lokasi ternyata kurang tepat, begitu juga dengan alasan hanya sekedar mencari kantor lebih luas. Ada banyak hal perlu dipertimbangkan dan ada segunung hal perlu dipersiapkan agar lancar.
Supaya proses relokasi kantor bebas dari hambatan dan dijamin lancar jaya, beberapa persiapan penting berikut ini perlu dilakukan:
1. Mencari Kantor Baru dengan Lokasi Strategis
Saat pindah ke alamat baru pastikan menemukan kantor yang alamatnya strategis. Jika kantor lama kurang strategis, maka dengan lokasi baru yang lebih strategis bisa menguntungkan. Usahakan jangan sampai ada kemunduran, misalnya kantor lama sudah strategis lalu kantor baru justru masuk gang dan jauh dari jalan utama.
2. Memperhatikan Desain Kantor Baru
Persiapan kedua adalah memperhatikan desain kantor baru, desain yang dinamis akan berdampak positif pada semangat kerja karyawan. Jadi, pilih kantor baru yang desainnya mendukung peningkatan produktivitas. Namun jika sudah jatuh hati dengan lokasi dan detail lain dan desain kurang pas bisa mempertimbangkan untuk melakukan renovasi.
3. Mengurus Perizinan Perpindahan Lokasi Kantor
Persiapan berikutnya terkait perizinan, jadi usaha dalam bentuk apapun termasuk usaha rumahan saat mengurus perizinan akan mencantumkan alamat. Cek aturan terbaru apakah saat pindah alamat perlu ada pengajuan ulang atau seperti apa di kelurahan setempat. Tujuannya agar aktivitas karyawan di kantor baru leluasa dan tidak dicurigai sebagai perusahaan ilegal oleh masyarakat sekitar.
4. Memperhatikan Keamanan Lingkungan Kantor Baru
Sebagai pelaku usaha, tentu penting untuk memperhatikan tingkat keamanan lingkungan di kantor baru. Pastikan aman untuk menghindari penjarahan isi kantor maupun tindak kejahatan lainnya.
5. Memperhatikan Harga Sewa atau Harga Beli
Kantor baru yang dipilih bisa disewa bisa juga dibeli, tergantung pada kebutuhan dan keinginan pemilik kantor lama. Apapun keputusannya pastikan harganya cocok, jangan asal strategis. Sebab jika anggaran kurang maka proses relokasi bisa tersendat, karena biaya pemindahan barang-barang kantor juga terbilang lumayan.
6. Gunakan Jasa Pindahan
Persiapan terakhir adalah memilih jasa pindahan, sebab lebih aman dan praktis jika relokasi kantor memakai jasa pindahan profesional. Hal ini memudahkan proses pemindahan semua properti kantor dari kantor lama ke kantor baru. Sehingga karyawan tinggal fokus bekerja saat kantor baru sudah siap digunakan.
Persiapan yang tepat dan dilakukan dengan matang akan membuat proses relokasi kantor tidak menghadapi kendala, yang artinya dijamin lancar. Sehingga jangan buru-buru dan pastikan sudah menemukan kantor baru yang benar-benar bagus dilihat dari banyak aspek.